Palvelun käyttöehdot ja tietosuojaseloste
Viimeksi päivitetty 15.12.2022
Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida rekisteröityjä selkeällä tavalla.
1. Käsittelyn tarkoitus
Näkymä – digitaalinen tilannekuva -työkalu on Itsenäisyyden juhlavuoden lastensäätiön (Itla), sekä Itlan yhteistyötahojen kehittämä tiedolla johtamisen prosessityökalu. Katso palvelun käyttäjien ja yhteistyötahojen päivittyvä lista sivun alaosasta.
Työkalun avulla kerätään ja kirjataan havaintoja tietyllä alueella asuvien lasten, nuorten ja perheiden arjesta. Havaintoja ovat kaikenlaiset arjen tilanteet, niin huolenaiheet kuin pärjäävyydestä kertovat asiat. Havaintojen avulla voidaan tunnistaa alueellasi merkityksellisiä ajankohtaisia ilmiöitä, ennakoida palveluiden kysyntää ja tunnistaa ehkäisevän työn mahdollisuuksia.
Työkaluun alueelta kertyviä havaintoja yhdistetään tekoälyn avulla olemassa olevaan, avoimeen tilastotietoon huomionarvoisten ilmiöiden tunnistamiseksi. Ilmiöiden pohjalta rakennetaan monialaisia kehittämistoimenpiteitä alueen lasten, nuorten ja perheiden hyvinvoinnin ja arjessa pärjäämisen vahvistamiseksi.
Työkalu toimii alueilla palveluiden johtamisesta ja koordinoinnista vastuussa olevien henkilöiden ja eri toimijoiden välillä ketteränä palautekanavana. Lisätietopyyntöjen avulla voidaan syventää ymmärrystä havainnoista ja ilmiöistä. Työkalun kautta voidaan kerätä palautetta liittyen meneillään oleviin toimenpiteisiin ja aloitteisiin tai tarkasteltavan ilmiön kehityksen suuntaan.
2. Rekisterinpitäjä
Käyttäjärekisterin rekisterinpitäjänä toimii
Itsenäisyyden juhlavuoden lastensäätiö sr. (Itla)
Siltasaarenkatu 8-10
00530 Helsinki
info@itla.fi
3. Käsittelyperuste
Henkilötietojen käsittelyperusteena on EU:n yleinen tietosuoja-asetus ja GDPR-sopimus.
4. Yhteyshenkilöt
Mari Hirvonen ja Tiina Ristikari
Siltasaarenkatu 8-10
00530 Helsinki
Sähköposti: etunimi.sukunimi@itla.fi
Kehittämistyötä johtaa tutkimusprofessori kehitysjohtaja Tiina Ristikari.
Tietosuojaa koskevat yhteydenotot ja pyynnöt voi tehdä osoitteeseen info@itla.fi tai Itsenäisyyden juhlavuoden lastensäätiö, Siltasaarenkatu 8-10, 00530 Helsinki.
5. Henkilötietoryhmät ja tietolähteet
Työkalun taustajärjestelmän pääkäyttäjärooli myönnetään valikoiduille henkilöille, joista rekisterinpitäjälle syntyy henkilötietorekisteri. Henkilötietorekisteri sisältää työkalun käyttäjien sähköpostiosoitteet, jotka kerätään rekisteröitymisen yhteydessä, sekä taustajärjestelmään kirjautumiseen tarvittavat tunnukset. Henkilötietorekisterissä olevia tietoja säilytetään niin kauan, kun henkilö käyttää aktiivisesti työkalun taustajärjestelmää. Järjestelmään ei tallennu muuta henkilötunnistetietoa.
Mobiiliapplikaation käyttö ei edellytä rekisteröitymistä eikä henkilötietojen syöttämistä applikaation käyttöönotossa. Applikaatio ei kerää evästeitä tai IP-osoitteita. Käyttöönottovaiheessa applikaatio luo satunnaisen tunnisteen, jonka avulla voidaan tarvittaessa estää tietystä laitteesta lähetettyjä häiriöviestejä tai automatisoituja havaintoja. Mobiiliapplikaation tiedot poistetaan, kun palveluun ei ole kirjauduttu kahteen vuoteen.
Työkalun taustajärjestelmän admin-käyttäjiä sekä mobiiliapplikaation käyttäjiä ohjeistetaan käyttöönottovaiheessa ja jokaisen kirjaamisen kohdalla siihen, että työkaluun ei kirjata tietoa, joka sisältää henkilötunnistetietoa. Käyttäjän tulee hyväksyä ehdot ja sitoutua siihen, että havainnoista ja ilmiöistä kirjoitettavan tiedon tulee olla anonymisoitua tietoa. Tietojen kerääminen perustuu suostumukseen.
6. Tietojen luovuttaminen ja mahdollinen siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Henkilötietojen tekninen säilytys tapahtuu EU:n rajojen sisäpuolella.
Mobiiliapplikaation kautta kertyvä tieto työkalun määritellyn alueen havainnoista siirtyy työkalun taustajärjestelmään ja sitä kautta työkalua käyttävän yhteistyötahona toimivan organisaation, kunnan tai hyvinvointialueen toimijoille, joita velvoittaa salassapitovelvoite.
Mikäli havainnoista ja ilmiöistä kertynyttä tietoa halutaan käyttää tutkimukseen, tiedon käytöstä tehdään erikseen tutkimuslupahakemus koskien tutkimuksessa käytettäväksi tarkoitettua tietoa. Tutkimuslupahakemus kohdistetaan työkalua käyttävälle organisaatiolle.
7. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Henkilörekisterissä olevia tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
Kertyneitä tietoja koskien havaintoja ja niistä muodostettuja ilmiöitä käytetään käyttäjäorganisaatioiden sisäiseen johtamiseen, toimintojen ja palvelujen kehittämiseen sekä käytössä olevan digitaalisen työkalun, mobiiliapplikaation ja palvelun kehittämiseen.
8. Julkisuus tai salassapito
Taustajärjestelmän käyttöönottovaiheessa muodostuva henkilötietorekisteri on salassa pidettävä ja tulee vain rajatun joukon käyttöön. Henkilötietorekisteriin tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Käsittelijöillä on vaitiolovelvollisuus.
Mobiiliapplikaation kautta aineistoksi kertyvää anonymisoitua havaintotietoa ja siitä muodostettuja ilmiöitä tarkastelee ja käsittelee rajattu joukko käyttäjiä, joita velvoittaa salassapitovelvoite.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä rekisterinpitäjän edellä mainittuun osoitteeseen.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsy henkilötietoihin sekä pyytää kyseisten tietojen oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä, mikäli kokee että henkilötietoja on käsitelty lainavastaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa tallennetut henkilötiedot ja peruuttaa suostumuksensa tietojen käsittelyyn sekä tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos kokee käsittelyn rikkovan tietosuojalainsäädäntöä.
Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin ja velvollisuuksiin liittyvissä asioissa on Itsenäisyyden juhlavuoden lastensäätiön tietosuojavastaava, info@itla.fi
10. Henkilötietojen käsittely ja suojaus
Työkalun taustajärjestelmä sijaitsee Hetzner Finland Oy:n omistamalla palvelimella, jota vuokraa ja ylläpitää Itlan sopimustoimittaja Hahmota Oy:n alihankkija VXT Research Oy. Internetsivuston ja käyttäjän tietokoneen välinen yhteys on suojattu SSL-suojauksella. Internetsivustoa käytetään henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
Taustajärjestelmää ja mobiiliapplikaatiota koskevat EU:n yleiset tietoturvallisuusohjeet. Aineiston ja henkilötietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Henkilörekisteriin tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee käsittelemään ja katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Käsittelijöillä on vaitiolovelvollisuus. Kaikkia järjestelmään kertyneitä tietoja (ml. mobiiliapplikaation kautta kertyvää tietoa) ja henkilörekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsitellään voimassa olevan EU:n yleisen tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
Palvelun käyttäjät ja yhteistyötahot:
Oulun kaupunki
Tampereen kaupunki: Koillinen alue
Pohjois-Karjala: Siun Sote
Keski-Pohjanmaa: Soite
Hahmota Oy
VXT Research Oy
Pohjoisen osaamis- ja tukikeskus
Oulun yliopisto ELITE
Oulun yliopisto TST
Listaus on päivitetty 15.12.2022